Instructions for Participants/ Instructions pour les Participants

We are excited that you are participating in the Toronto Berks. The 2014 program reflects the growing internationalization of the Berkshire Conference, and our program schedule is jam-packed. Enjoy!

This document contains the instructions for Berks presenters, commentators, and chairs. We ask you to stick to the time limits so that there is plenty of time for discussion.

If we created (or added to) your session and you do not have all of your co-panelists’ contact information, we can provide that for you. Please email us at bcwh@utsc.utoronto.ca if you have any questions, or if you need assistance contacting your chair, commentator, or fellow presenters in the spring.

Chair
Panels
Roundtables
Workshops
Dates to Remember
Accessible Presentations

Chairs are responsible for communicating with session participants prior to the conference and encouraging them to share their papers with the commentator and each other in a timely fashion. At the session itself, the chair introduces each speaker and ensures that they keep to their time limits so there is plenty of time for discussion. All participants should send a brief CV to their chair at least 10 days before the conference (May 10, 2014).

Panels normally involve 3-4 presenters, plus a chair and a commentator. Most 3-paper panels are scheduled for 1.5 hours. We have made every effort to place panels with 4 or more presenters in a 2-hour time slot.

On 3-paper panels, each paper should take no more than 20 minutes, and the comment should be no more than 10 minutes. This will allow plenty of time for questions and discussion.

If there are 4 or more papers on a 1.5 hour panel, please limit your presentation to a maximum of 15 minutes and the comment to 5 minutes. If, however, your 4-paper panel is in a 2-hour time slot, you may take up to 20 minutes for your paper, with a 10 minute comment.

In no case should a comment take more than 10 minutes.
Please send your paper to your chair and commentator by April 30, 2014.

A roundtable usually involves 4-6 (or more) presenters and a chair, but no comment. Presenters do not deliver traditional research papers, but instead offer critical reflection or commentary on a particular topic or theme. Depending on the number of participants, each presenter has about 10 minutes. The chair acts as a facilitator, encourages audience feedback, and may also offer brief comments. Please stick to the time limits so there is plenty of time for audience participation.

Although roundtable participants do not need to write up formal papers, we encourage you to circulate your ideas or commentary with the other people on your session before the conference. This will facilitate a more cohesive exchange.

 Workshops involve 6-11 paper presenters, with a chair and, in most cases, a separate discussant. The workshops provide an opportunity for scholars working on specific projects, or on similar topics or themes, to have a more in-depth conversation than is otherwise possible at such a large conference. All the workshops are on Thursday or on Sunday morning. The one exception is a French-language workshop that is on Saturday to allow for simultaneous interpretation.

Participants pre-circulate their papers and do not deliver them at the workshop. Instead, the presenters and the audience engage in a focused conversation about the pre-circulated papers, usually following the discussant’s brief comments.

Participants must submit their papers to a password-protected portion of the Berks 2014 website by April 15, 2014. The papers will be available to all conference registrants for downloading via the password protected website. You will receive instructions on how to upload your papers in early 2014.

Dates to Remember:
April 15, 2014: Deadline to Submit Pre-Circulated Papers (Workshops Only)
April 30, 2014: Deadline for Sending Papers to Chairs and Commentators
May 10, 2014: Please Send your CV to your Chair
May 22, 2014: The Berkshire Conference begins!

Accessible Presentations

Differences are not always visible or readily apparent. To make the 2014 Berks as inclusive as possible, we ask you that you refrain from making any assumptions about the identities or common experiences of your fellow presenters or the audience. Please also consider the following accessibility guidelines when designing your presentation.

  • Avoid all scented products while you are at the Berks.
  • Arrange to have a few print copies of your talk so that people can follow along with you; make handouts and presentation materials available in large-print (17-font) or other accessible format. (Include your contact info and state “Please do not distribute without permission.”)
  • Powerpoint slides should use a high-contrast colour scheme; minimal text; and large, easy-to-read type. Make sure visuals are big enough to read from the back of the room.
  • During the presentation, try to speak clearly at a comfortable pace; avoid reading your paper
  • Describe the visual images and graphs you display during your presentation; if possible, arrange for captioning if you are using videos or films
  • Make sure the audience can see your face when you talk; this is especially important if you don’t have a microphone
  • Turn off projectors or video screens are not in use; this reduces background noise

Instructions aux personnes qui présentent, président et commentent

Nous nous réjouissons à l’avance de votre participation à l’édition 2014 du « Big Berks ». Notre programme est aussi dense que représentatif de l’internationalisation croissante du congrès.

Ce document détaille les directives destinées aux personnes qui présentent, président ou commentent dans une séance. Notre première requête sera celle-ci: prenez soin de respecter les limites de temps indiquées pour que des discussions intéressantes puissent avoir lieu.

Si votre séance a été créée ou modifiée, nous pourrons vous transmettre les coordonnées des personnes qui y participent. N’hésitez pas à nous écrire si vous cherchez à les joindre au printemps ou pour toute autre question : bcwh@utsc.utoronto.ca.

Présidentes de séances
Panels
Tables rondes
Ateliers
Dates à retenir
Présentations accéssibleS

Les présidentes et présidents de séance assument plusieurs responsabilités : inciter les spécialistes à faire circuler leur texte avant le congrès; présenter les personnes qui interviennent durant la séance; s’assurer que les limites de temps sont respectées; animer les discussions. À ces fins, tous les CV doivent leur parvenir le 10 mai 2014  au plus tard.

les panels comprennent en général 3 ou 4 personnes présentant leurs travaux, ainsi que celle qui préside la séance et celle qui la commente. La période allouée est en général d’une heure et demie lorsqu’il y a trois exposés et de deux heures lorsque ceux-ci sont plus nombreux.

S’il n’y a que trois présentations, chacune bénéficie d’un maximum de 20 minutes et le commentaire dure 10 minutes. Ceci laisse tout le temps nécessaire pour les questions et les discussions.

Dans les séances d’une heure et demie avec quatre présentations, celles-ci se limitent à 15 minutes et le commentaire à 5 minutes. Si par contre une séance avec quatre présentations bénéficie de deux heures, celles-ci peuvent alors durer 20 minutes et le commentaire 10 minutes.

Un commentaire ne doit jamais pas dépasser 10 minutes.

Les textes des présentations doivent parvenir d’ici le 30 avril 2014 aux deux personnes qui président et commentent votre séance.

Les tables rondes comprennent le plus souvent 4 à 6 personnes présentant leur réflexion ainsi que celle qui préside la séance, mais ne prévoient pas de commentaire général. Plutôt que de présenter des résultats de recherche, il faut proposer une réflexion critique sur un thème donné. Selon le nombre prévu, chaque exposé dure environ 10 minutes. La personne qui préside la séance encourage la participation de l’auditoire et formule éventuellement de brefs commentaires. Ici encore, le respect des temps de parole alloués est nécessaire pour permettre la participation de l’auditoire.

Si les participantes et les participants à une table ronde ne sont pas tenus de fournir un texte, nous les encourageons vivement à envoyer les grandes lignes de leur propos à tous les membres de leur séance dès le 30 avril 2014. Les échanges n’en seront que plus fructueux.

Les ateliers comprennent 6 à 11 exposés courts, orchestrés par la personne qui préside la séance et discutés par celle qui est chargée du commentaire général. Ces ateliers offrent l’occasion aux spécialistes d’un thème ou d’un sujet donné de mener des discussions approfondies qui seraient autrement impossibles dans des congrès de cette envergure. Les ateliers ont lieu toute la journée du jeudi ainsi que le dimanche matin. Une exception est un atelier en français qui se déroulera le samedi matin afin de permettre une interprétation simultanée.

Ayant fait circuler leur texte à l’avance, les participantes et les participants à un atelier ne le présentent pas lors du congrès. Ils en discutent plutôt avec l’auditoire, après avoir écouté la personne chargée de les commenter rapidement.

Tous les textes doivent être mis en ligne d’ici le 15 avril 2014 sur le site du congrès, dans une section protégée par un mot de passe. Ils seront alors disponibles à toute personne inscrite au congrès. Des explications seront fournies au début de l’année 2014 pour télécharger les textes.

Dates à retenir :
15 avril 2014 : date limite pour soumettre en ligne le texte d’un atelier.
30 avril 2014 : date limite pour envoyer le texte d’un panel aux deux personnes qui président et commentent une séance.
10 mai 2015 : date limite pour l’envoi d’un C.V. aux personnes qui président une séance.
22 mai 2013 : début du Berkshire Conference !

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